Hoe begin ik eraan?
Bij visit.brussels zijn we ons bewust van de uitdagingen die gepaard gaan met de verzameling van informatie. Daarom willen we de voorbereiding van de vestiging van jouw vereniging in Brussel vergemakkelijken: onder 'Veelgestelde vragen' vind je alle belangrijke basisinformatie die je nodig hebt.
-
Je hebt Brussel gekozen als locatie voor het kantoor van een
internationale vereniging - het is ons een groot genoegen om iedereen te
verwelkomen die een vereniging wil oprichten in de wereldhoofdstad van
internationale verenigingen en wil aansluiten bij de bruisende lokale
gemeenschap.
Voor meer praktische en gedetailleerde informatie kun je terecht bij de FAIB (Federatie van Europese en Internationale Verenigingen gevestigd in België en de Belgische tak van AISBL), de 1819-helpdesk en onder de dienst Groeien & Exporteren van hub.brussels.
-
Heb ik een duidelijk omschreven missie?
-
Heb ik een financierings- en lidmaatschapsstrategie?
-
Heb ik een managementteam?
-
Heb ik al een locatie in Brussel gevonden?
-
Heb ik de juiste rechtsvorm voor mijn organisatie gekozen?
-
Hoe kan ik het professionele netwerk van mijn vzw in Brussel uitbouwen?
-
Bepaal de missie van de organisatie (voorwerp, doelen), het bereik van de activiteiten en het financieringsmodel. Denk erom, een vereniging kan geen winst uitkeren aan haar leden.
-
Kies de rechtsvorm: een vereniging zonder winstoogmerk (NPA/vzw) of een internationale vereniging zonder winstoogmerk (INPA/aisbl/ivzw). Afhankelijk van de rechtsvorm die je kiest, verschillen de minimumvereisten en de inschrijvingsprocedure.
-
Stel de statuten op, waarin minstens het volgende moet staan:
- De rechtsvorm van de vereniging;
- De regio van vestiging;
- Het aantal leden en de voorwaarden
waarop ze zich kunnen in- en uitschrijven;- De basisregels van het bestuur;
- De voorwaarden voor de
ontbinding en vereffening van de vereniging.
-
Hou een oprichtingsvergadering met de stichtende leden en stel de oprichtingsakte op.
-
Dien de oprichtingsakte in en publiceer deze bij de
Ondernemingsrechtbank van Brussel en de Kruispuntbank van Ondernemingen.
-
Schrijf de vereniging in het UBO-register in: identificeer duidelijk de unieke uiteindelijke begunstigden van de vereniging en verzamel en bewaar toepasselijke, juiste en actuele gegevens over hen; registreer de gegevens in
het UBO-register.
-
Open een bankrekening speciaal voor de vereniging. Deze bankrekening voor de vereniging is verplicht. De Belgische wetgeving legt niet uitdrukkelijk op dat je de rekening bij een bank in België moet openen, maar om praktische redenen is het wel raadzaam.
-
Vraag een btw-nummer aan voor de vereniging. Afhankelijk van de geplande activiteiten en inkomstenbronnen is je pas opgerichte vzw misschien btw-plichtig en moet je ze inschrijven. Je kunt ook een vereenvoudigde btw-regeling aanvragen als de jaaromzet niet meer dan 25.000 euro bedraagt. Hiervoor moet je een registratieformulier indienen bij de Belgische belastingdienst.
-
Inschrijving bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank van Brussel.
-
Leg de nodige documenten
voor:* De meest recente statuten van de
buitenlandse vereniging;* Het besluit van de buitenlandse vereniging dat ze een filiaal in België zal
openen;* Een kopie van het inschrijvingsbewijs van de buitenlandse vereniging;
* De jaarrekening van het voorgaande boekjaar van de buitenlandse vereniging
zoals die in het buitenland is gepubliceerd, die je ook moet laten vertalen en
neerleggen bij de Nationale Bank van België.
-
De Kruispuntbank van Ondernemingen geeft een ondernemingsnummer, een btw-nummer en de
aansluiting bij een sociaal secretariaat af.
-
De oprichting van het nieuwe filiaal wordt bekendgemaakt in de bijlagen van het Belgisch
Staatsblad. Elke wijziging van de sector waarin de vereniging actief is, moet ook worden gepubliceerd.
-
- Inschrijvings- en publicatiekosten (zie hier voor actuele bedragen);
- Notariskosten, als je ervoor kiest om een internationale vereniging zonder winstoogmerk (ivzw) op te richten;
- Eventuele consultancy- of dienstverleningskosten voor advies of ondersteuning (van een beheersmaatschappij voor verenigingen, advocaat, belastingadviseur, sociaal secretariaat ... bijvoorbeeld).
- Huur en nutsvoorzieningen;
- Dienstenvergoedingen (bv. beheersmaatschappij voor verenigingen, advocaat, belastingadviseur);
- Medewerkers/loonkosten
- Verzekeringen;
- Kosten voor officiële publicaties en voor het toezicht op de compliance;
- Abonnementen, vergunningen.
- Informatie over de rechtspersoon (naam, adres, rechtsvorm ...);
- Informatie over iedere bestuurder (volledige naam, geboortedatum, beroep, adres, telefoonnummer, e-mailadres) en omschrijving van hun rechten (toegang, betalingen, beperkingen ....);
- Een kopie van het identiteitsbewijs van iedere bestuurder en voor bestuurders zonder Belgisch identiteitsbewijs ook een bewijs van woonst, zoals een energierekening, rijbewijs, belastingaangifte ...
- Structureel telewerken houdt in dat de medewerker voortdurend, regelmatig en permanent vanuit huis of een andere plaats dan het kantoor werkt (minstens één dag per week op afstand werken).
- Incidenteel op afstand werken is niet structureel en permanent, maar slechts uitzonderlijk wegens persoonlijke redenen of overmacht, bijvoorbeeld.
- Hybride werken: de dag bijvoorbeeld thuis beginnen en naar kantoor rijden zodra de ochtendspits voorbij is, of alleen op kantoor bijeenkomen voor brainstormsessies of vergaderingen met collega's en klanten, en dan de rest van de dag thuiswerken.
- Werken vanuit het buitenland.
1. Een nieuwe vereniging in Brussel oprichten
Belangrijke vragen
Je hebt dus besloten om in Brussel een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) op te richten. Of misschien wil je gewoon je hoofdkantoor naar Brussel overbrengen. In het begin lijkt het misschien een heuse opgave, maar een internationale vzw oprichten is echt niet zo moeilijk ... zolang je jezelf maar de juiste vragen stelt.
Essentiële stappen
En hoe gaat het nu verder?
De vereniging krijgt haar juridische status toegekend op de dag waarop je de statuten en de akten van de benoemde bestuurders neerlegt bij de Ondernemingsrechtbank van Brussel.
Aan de oprichting zijn kosten en bepaalde verplichtingen verbonden. Bovendien moet je vereniging een officieel adres hebben en de toepasselijke verzekering afsluiten. Uitvoerige informatie en precieze richtlijnen vind je in het volgende document.
2. Een filiaal in Brussel oprichten
Jakub Mazur
Essentiële stappen
Een bankrekening in België openen hoeft niet, maar elke buitenlandse vereniging met een bijkantoor in België moet haar jaarrekening over het laatste afgesloten boekjaar neerleggen bij de Nationale Bank van België.
En hoe gaat het nu verder?
Wil je meer weten over de boekhouding van je Belgische kantoor? Welk statuut heb je voor ogen voor je nieuwe vestiging en haar medewerkers? En hoe zit het als je een kantoorruimte in België wilt huren? Uitvoerige informatie en precieze richtlijnen vind je in het volgende document.
Disclaimer
De inhoud van deze antwoorden is slechts bedoeld als algemene informatie. Het kan gebeuren dat de inhoud niet van toepassing is in een specifieke situatie of op een specifieke transactie. Er moet altijd specifiek advies worden ingewonnen voordat er actie wordt ondernomen op basis van de informatie in dit document. Deze informatie, of de ontvangst ervan, is niet bedoeld om een (fiscale, juridische of andere) consultancy-relatie met klanten tot stand te brengen. Hoewel visit.brussels en de bijdragende partijen alles in het werk hebben gesteld om de nauwkeurigheid van dit document te waarborgen, aanvaarden visit.brussels noch de bijdragende partijen enige verantwoordelijkheid voor eventuele fouten of onvolledigheden in dit document of voor de gevolgen die kunnen voortvloeien uit fouten, onvolledigheden, meningen of adviezen die in deze antwoorden worden gegeven. Hoewel de informatie accuraat is op de datum waarop zij werd geschreven, moet je er rekening mee houden dat de in dit document behandelde onderwerpen voortdurend evolueren en dat de hierin vervatte informatie mogelijk niet de huidige juridische, fiscale, politieke of andere ontwikkelingen, jurisprudentie of regelgeving weergeeft.
Gecreëerd door Dentons Global Advisors, in opdracht van visit.brussels.
Laatst bijgewerkt op: 08/09/2020
1. Kosten
Basiskosten voor de oprichting van een vereniging in Brussel
Minimaal basiskapitaal?
Voor de oprichting van een vereniging (vzw) in België is geen oprichtingskapitaal vereist.
Verwachte terugkerende kosten
Verenigingen maken doorgaans de volgende vaste en administratieve kosten:
2. Bankzaken
Een bankrekening voor de vereniging openen, is verplicht. De Belgische wetgeving legt niet uitdrukkelijk op dat je de rekening bij een bank in België moet openen, maar om praktische redenen is het wel raadzaam. De bank zal de volgende informatie vragen:
Iedere bestuurder moet de bankdocumenten ondertekenen en zich waarschijnlijk ook persoonlijk identificeren in een Belgisch filiaal van de gekozen bank.
3. Fiscaliteit
In België zijn verenigingen zonder winstoogmerk doorgaans niet onderworpen aan vennootschapsbelasting, maar aan rechtspersonenbelasting: ze betalen dus belasting op inkomsten uit onroerende goederen (bv. huuropbrengsten) en uit bepaalde types roerende goederen (bv. beleggingen) die ze eventueel bezitten. In zeer specifieke omstandigheden kunnen ze onderworpen zijn aan een speciale inkomstenbelasting.
Copyright (C) Andrey Popov
4. Aansprakelijkheid
De vereniging is aansprakelijk voor de eventuele schendingen van de wet en het wanbeleid van haar bestuurders en organen, maar kan hen in haar algemene vergadering juridisch ter verantwoording roepen.
De vereniging kan de bestuurders en functionarissen dus wettelijk aansprakelijk stellen als ze hun mandaat niet behoorlijk uitoefenen. Bij ernstig wanbeheer kunnen ze tegenover de vereniging aansprakelijk worden gesteld voor tekortkomingen in de uitoefening van hun opdracht (contractuele verantwoordelijkheid) en jegens derden voor buitencontractuele onregelmatigheden.
Disclaimer
De inhoud van deze antwoorden is slechts bedoeld als algemene informatie. Het kan gebeuren dat de inhoud niet van toepassing is in een specifieke situatie of op een specifieke transactie. Er moet altijd specifiek advies worden ingewonnen voordat er actie wordt ondernomen op basis van de informatie in dit document. Deze informatie, of de ontvangst ervan, is niet bedoeld om een (fiscale, juridische of andere) consultancy-relatie met klanten tot stand te brengen. Hoewel visit.brussels en de bijdragende partijen alles in het werk hebben gesteld om de nauwkeurigheid van dit document te waarborgen, aanvaarden visit.brussels noch de bijdragende partijen enige verantwoordelijkheid voor eventuele fouten of onvolledigheden in dit document of voor de gevolgen die kunnen voortvloeien uit fouten, onvolledigheden, meningen of adviezen die in deze antwoorden worden gegeven. Hoewel de informatie accuraat is op de datum waarop zij werd geschreven, moet je er rekening mee houden dat de in dit document behandelde onderwerpen voortdurend evolueren en dat de hierin vervatte informatie mogelijk niet de huidige juridische, fiscale, politieke of andere ontwikkelingen, jurisprudentie of regelgeving weergeeft.
Gecreëerd door Dentons Global Advisors, in opdracht van visit.brussels.
Laatst bijgewerkt op: 08/09/2020
1. Arbeidsstelsels
Telewerken
De Belgische wetgeving maakt een onderscheid tussen telewerken op structurele basis of incidenteel werken op afstand.
Is de werkgever verplicht de medewerker een vergoeding voor telewerken te betalen?
De vergoedingen voor structureel en incidenteel telewerken zijn verschillend.
Bij structureel telewerken moet de werkgever een vergoeding betalen om de medewerker tegemoet te komen in de kosten die hij of zij hiervoor maakt. Zo moet de werkgever de installatiekosten voor computerprogramma's, de exploitatiekosten, de afschrijvings- en onderhoudskosten ... dragen.
Als de medewerker maar af en toe op afstand werkt, kan de werkgever ermee instemmen de kosten van het incidentele telewerk te dragen, maar is hij daar niet toe verplicht.
Afhankelijk van het type kosten dat de werkgever wil dekken, kan hij onder bepaalde omstandigheden een nettovergoeding voorstellen.
2. Arbeidsstatuut
Wat is het Belgische arbeidsstatuut van medewerkers in een bijkantoor?
Als het gaat om belastingplichtigen die in België wonen en er voor 100 % werken, mogen ze in het Belgische filiaal van de buitenlandse organisatie worden tewerkgesteld. Het Belgische arbeidsrecht, socialezekerheidsstelsel en de Belgische roerendevoorheffingsregeling zijn dan van toepassing.
De vereniging moet dus aangesloten zijn bij een Belgisch sociaal secretariaat en alle andere instanties die de Belgische wetgeving oplegt, en is ook onderworpen aan de collectieve arbeidsovereenkomsten van de sector. De vereniging moet ook een functionaris aanstellen voor alle zaken en documenten in verband met de sociale zekerheid. De medewerkers genieten in België van dezelfde rechten als gewone Belgische werknemers.
Disclaimer
De inhoud van deze antwoorden is slechts bedoeld als algemene informatie. Het kan gebeuren dat de inhoud niet van toepassing is in een specifieke situatie of op een specifieke transactie. Er moet altijd specifiek advies worden ingewonnen voordat er actie wordt ondernomen op basis van de informatie in dit document. Deze informatie, of de ontvangst ervan, is niet bedoeld om een (fiscale, juridische of andere) consultancy-relatie met klanten tot stand te brengen. Hoewel visit.brussels en de bijdragende partijen alles in het werk hebben gesteld om de nauwkeurigheid van dit document te waarborgen, aanvaarden visit.brussels noch de bijdragende partijen enige verantwoordelijkheid voor eventuele fouten of onvolledigheden in dit document of voor de gevolgen die kunnen voortvloeien uit fouten, onvolledigheden, meningen of adviezen die in deze antwoorden worden gegeven. Hoewel de informatie accuraat is op de datum waarop zij werd geschreven, moet je er rekening mee houden dat de in dit document behandelde onderwerpen voortdurend evolueren en dat de hierin vervatte informatie mogelijk niet de huidige juridische, fiscale, politieke of andere ontwikkelingen, jurisprudentie of regelgeving weergeeft.
Gecreëerd door Dentons Global Advisors, in opdracht van visit.brussels.
Laatst bijgewerkt op: 08/09/2020
Want further information?
Follow the Expatica checklist to start a business in Belgium.
© Eva Katalin Kondoros
What are the personal steps to take when moving to Brussels?
Download one of the following guides for expats in Brussels:
Or find more information on the following web pages:
You will quickly learn how to feel at home in Brussels!