Brussels Welcome Support

Ce support est fourni par visit.brussels et est destiné aux événements professionnels internationaux à Bruxelles.  

Notre objectif est de vous assister au moyen de services et d’ actions concrètes afin que votre événement international dans la capitale européenne soit un succès, tant pour vous que pour vos participants.

Nous vous proposons des services (d'une valeur maximale de 8,000 euros TTC) que vous pouvez solliciter via un formulaire de candidature. 

Services proposés:

• Une privatisation du Tram Experience pour vos speakers/vip guests (16, 20 ou 36 pax)
  La veille du début, pendant ou au plus tard le jour suivant le dernier jour de votre événement
• Des tickets de transport STIB pour vos participants (tickets 1 trajet)
• Un stand degustation/animation chocolat durant 1 à 2h pour les participants pendant votre évènement. Le choix du chocolatier sera soumis à appel d’offre par visit.brussels.
• Un dîner pour vos speakers/vip guests, dans un restaurant labellisé Good Food et/ou Brusselicious
  La veille du début, pendant ou au plus tard le jour suivant le dernier jour de votre événement. Le choix du restaurant sera soumis à appel d’offre par visit.brussels, en concertation avec l’organisateur de l’événement.
• Des « tasty gifts » pour vos speakers/vip guests, composés de spécialités belges ou bruxelloises (ex : chocolats, biscuits,…)
  Le choix du fournisseur sera soumis à appel d’offre par visit.brussels.
  Uniquement pour les évènements qui ont lieu pour la 3^e fois ou plus à Bruxelles
• Une campagne de visibilité via l’affichage de city banners autour du lieu de l’événement
  Uniquement pour les évènements qui ont lieu pour la 3e fois ou plus à Bruxelles

Services BONUS pour les évènements de plus de 3000 participants*

• Une campagne d’affichage (écrans) à l’aéroport de Bruxelles-Zaventem
  Pour les événements de min 3 jours, avec priorité aux événements ayant lieu en période creuse (janv-fev-aout).  Disponibilités limitées.
• La mise à disposition d’une salle de l'Hôtel de Ville de Bruxelles pour l’organisation d’une réception. La veille du premier jour, pendant ou au plus tard le jour suivant le dernier jour de l’évènement. Pour les événements qui ont lieu pour la 3e fois ou plus à Bruxelles
  Sous réserve de disponibilité et d’acceptation par le collège de la Ville de Bruxelles

*Ces services pourront être attribué aux évènements qui ne remplissent pas les conditions requises en cas de non attribution aux événements remplissant les conditions requises 

L'événement doit :

• être une conférence, un congrès ou une foire internationale ;
• se dérouler dans la Région de Bruxelles-Capitale, pendant au moins 1 nuit et 2 jours complets ;
• être confirmé à Bruxelles avant la clôture des candidatures, le 15 septembre 2025 ; 
• rassembler au moins 500 inscriptions individuelles par jour en présentiel, et au moins 300 pour les événements qui ont lieu pour la 3e fois ou plus à Bruxelles
• accueillir au moins 40 % de participants internationaux (non basés en Belgique)
• Joindre un plan d’action comprenant au moins une action concrète visant à améliorer la durabilité et/ou l'inclusion pendant l'événement (exemples : fournisseurs labellisés, politique zéro déchet, choix de traiteurs locaux, réduction des émissions de carbone dues aux déplacements, politique sans papier, accès aisé des personnes handicapées à l’ensemble ou une partie de l'événement, satisfaction des besoins spécifiques (alimentaires et non alimentaires), services de traduction, transparence des informations sur le site web de l'événement...).

Une convention signée entre l’événement et visit.brussels conditionnera l’attribution des services et prévoira les engagements suivants de la part de l’événement:

• Mentionner la collaboration avec visit.brussels :

1. sur le site web de l’évènement
2. dans une newsletter (facultatif)
3. sur les communications liées aux services reçus (exemples: sur le packaging des tasty gifts, sur les écrans dans le Tram Experience, lors de la distribution des tickets STIB, sur le stand animation/dégustation chocolat, sur les city banners, sur l’écran d’affichage aéroport ,ect…)

• Référencer la destination bruxelloise sur le site web de l’événement ou dans une newsletter
• Publier un témoignage pendant ou après l’évènement sur LinkedIn et y tagguer le Convention & Association Bureau
• Rendre à visit.brussels tous les tickets STIB obtenus via le support qui n’auront pas été distribués
• Transmettre à visit.brussels l’aftermovie de l’événement (facultatif)