Brussels Welcome Support

Deze dienstverlening wordt aangeboden door visit.brussels en is bestemd voor internationale professionele evenementen in Brussel. 

Ons doel is om je te ondersteunen met concrete diensten en acties, zodat je internationale evenement in de Europese hoofdstad een succes wordt – zowel voor jezelf als voor je deelnemers.

Wij bieden gratis diensten aan (met een maximale waarde van € 8.000 incl. btw) die je kunt aanvragen via een een aanvraagformulier.

Aangeboden diensten:

• Privatisering van de Tram Experience voor je sprekers/vip-gasten (16, 20 of 36 personen). 
  De dag vóór, tijdens of uiterlijk de dag na het einde van je evenement. 
• MIVB-vervoertickets voor je deelnemers (enkele rit). 
• Een degustatie- of chocoladeanimatiestand van 1 à 2 uur voor de deelnemers tijdens je evenement.
  De de chocolatier wordt gekozen via een aanbesteding door visit.brussels. 
• Een diner voor je sprekers/vip-gasten in een Good Food- en/of Brusselicious-gelabeld restaurant. 
  De dag vóór, tijdens of uiterlijk de dag na het einde van je evenement. De keuze van het restaurant gebeurt via een aanbesteding door visit.brussels, in overleg met de organisator. 
• ‘Tasty gifts’ voor je sprekers/vip-gasten, samengesteld uit Belgische of Brusselse specialiteiten (bijv. chocolade, koekjes, …). 
  De keuze van de leverancier gebeurt via een aanbesteding door visit.brussels. 
  Enkel voor evenementen die voor de derde keer of vaker plaatsvinden in Brussel 
• Een zichtbaarheidscampagne via citybanners rond de eventlocatie.

Diensten voor evenementen met meer dan 3.000 deelnemers*

• Een reclamecampagne (schermen) op de luchthaven Brussels Airport.
  Voor evenementen van minimaal drie dagen, met voorrang voor evenementen tijdens het laagseizoen (januari, februari, augustus). Beperkte beschikbaarheid. 
• Het ter beschikking stellen van een zaal in het Brusselse Stadhuis voor het organiseren van een receptie. De dag vóór, tijdens of uiterlijk de dag na het einde van het evenement. Enkel voor evenementen die voor de derde keer of vaker plaatsvinden in Brussel. 
  Onder voorbehoud van beschikbaarheid en goedkeuring door het College van de Stad Brussel
  
  *Deze diensten zijn ook beschikbaar voor andere evenementen, als ze niet worden toegewezen aan evenementen die hiervoor in aanmerking komen.

Het evenement moet:

• een internationale conferentie, congres of beurs zijn;
• plaatsvinden in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, gedurende ten minste één overnachting en twee volledige dagen; 
• bevestigd zijn in Brussel vóór de uiterste indieningsdatum, 15 september 2025; 
• minstens 500 fysieke inschrijvingen per dag hebben, en minstens 300 voor evenementen die voor de derde keer of vaker plaatsvinden in Brussel; 
• minstens 40% internationale deelnemers ontvangen (niet gevestigd in België); 
• een actieplan bijvoegen met minstens één concrete maatregel op het gebied van duurzaamheid en/of inclusie (bijvoorbeeld: erkende leveranciers, zero-wastebeleid, lokale cateraars, vermindering van CO2-uitstoot door mobiliteit, papierloos beleid, toegankelijke infrastructuur, aangepaste voedingsopties, vertaaldiensten, transparante communicatie op de website...).